Carole
Standardiste · téléphone- Décroche quand vous êtes occupé
- Répond aux questions courantes
- Prend les rendez-vous dans votre agenda
- Note les infos utiles pour le devis
- Vous passe les vraies urgences
Ciao la paperasse !
Vous avez les mains prises. Votre bureau tourne quand même.
Une équipe administrative qui répond au téléphone et aux mails à votre place, prend vos rendez-vous, suit vos devis et vos factures, et vous tient au courant en un message. Vous restez concentré sur votre métier.
Partout en France · Rendez-vous sur place sur la Côte d'Azur
Le problème
Une journée d'artisan, côté bureau
10:30 · au travail
Le téléphone sonne, vous ne pouvez pas décrocher
Plus de 3 clients sur 4des clients ont déjà renoncé à une entreprise après un appel sans réponse1
Le client tombe sur la messagerie et appelle le concurrent suivant sur la liste.
14:00 · entre deux clients
Les devis partent, les réponses ne reviennent pas
À peine 1 devis sur 4envoyé par un artisan du bâtiment est signé2
Personne n'a le temps de relancer, et un devis oublié est un client perdu.
18:00 · relevé de compte
Les paiements se font attendre
Près d'1 facture sur 3des TPE n'est pas réglée à l'échéance3
Relancer un client qui doit de l'argent, c'est gênant et ça prend du temps.
21:00 · à la maison
L'administratif vous attend le soir
Plus d'une journée par semaine10 h en moyenne passées sur la gestion par les chefs d'entreprise artisanale4
Autant d'heures prises sur votre métier ou sur votre temps en famille.
1 CallRail, Why businesses can't afford to miss calls, septembre 2025 : sondage de 1 000 consommateurs aux États-Unis, 78 %.
2 Payflo, Taux de conversion devis BTP, benchmark 2026 : environ 25 % de devis signés sur plus de 15 000 devis d'artisans français.
3 Ellisphere, Comportements de paiement, bilan 2025 : 68 % des factures des TPE réglées à échéance.
4 Asterès pour le FAFCEA, L'intelligence artificielle et les chefs d'entreprise artisanale, octobre 2024.
L'équipe
Quatre assistantes, du premier appel jusqu'au paiement
Chacune a un rôle précis et connaît votre entreprise : vos horaires, vos tarifs, vos zones d'intervention, vos urgences. Vous gardez la main sur toutes les décisions.
CaroleIsabelleAmandineOlivia
Isabelle
Secrétaire · mails- Trie votre boîte mail chaque jour
- Prépare les réponses aux demandes courantes
- Propose des rendez-vous
- Rassemble les éléments des devis
- Vous signale ce qui est urgent
Amandine
Commerciale · devis- Prépare vos devis
- Les envoie avec votre accord
- Relance le client jusqu'à la date d'intervention
Olivia
Trésorière · paiements- Suit les acomptes et les soldes
- Envoie un rappel aimable avant l'échéance
- Relance de plus en plus fermement
- Vous alerte avant toute mise en demeure
Comment ça marche
En place en une semaine, sans rien changer à vos habitudes
On se rencontre
30 minutes en visio, ou dans votre atelier, boutique ou sur chantier si vous êtes sur la Côte d'Azur. On note vos horaires, vos tarifs, vos zones et ce qui compte comme une urgence pour vous.
On installe tout
Renvoi d'appel depuis votre numéro actuel, connexion à votre boîte mail et à votre agenda. Vous n'avez rien à configurer.
Vous recevez les résumés
Un SMS ou un mail après chaque appel important, et un point chaque jour. On ajuste ensemble les premières semaines.
Ce que vous gardez
Votre entreprise, vos clients, vos décisions
Votre numéro de téléphone. Les appels sont simplement renvoyés quand vous ne décrochez pas.
Votre adresse mail. Rien ne change pour vos clients.
Le dernier mot. Aucun devis ni engagement ne part sans votre accord.
Un interlocuteur humain. Une personne joignable directement pour tout réglage.
Questions
Ce que les artisans nous demandent
Mes clients sauront-ils qu'ils parlent à une assistante virtuelle ?
Oui. Carole se présente comme l'assistante virtuelle de votre entreprise, comme l'exige la loi. Dans les faits, vos clients retiennent surtout qu'on leur a répondu tout de suite et qu'on les rappelle.
Est-ce que je dois changer de numéro ?
Non. Vous activez un renvoi d'appel depuis votre ligne actuelle, en général « si pas de réponse » ou « si occupé ». On le fait ensemble lors de l'installation.
Et si un client a une vraie urgence ?
Vous définissez ce qui est urgent pour vous : une panne, une fuite, une commande pressée, un client important. Dans ces cas, l'appel vous est transféré ou vous recevez une alerte immédiate.
Combien ça coûte ?
Un abonnement mensuel simple, fixé après notre premier échange selon votre volume d'appels et de mails. Le devis est gratuit et sans engagement.
Que deviennent mes données et celles de mes clients ?
Elles servent uniquement à faire le travail pour vous. Elles ne sont ni revendues ni partagées, et sont traitées conformément au RGPD.
Contact
On en parle autour d'un café ?
Laissez vos coordonnées : on vous rappelle sous 48 h pour une démonstration gratuite, en visio, par téléphone ou chez vous sur la Côte d'Azur.
Par mail :
contact@ciao-administratif.fr